Communication au travail : les pièges à éviter pour réussir

Dans cet article, nous découvrirons une liste des principaux pièges à éviter pour une communication efficace au travail et partagerons des conseils pratiques sur la manière de les surmonter.

Points marquants :

• La communication est incontournable dans la recherche d’emploi et au cours de la carrière professionnelle.
• Quel que soit le poste que vous occupez au sein de votre organisation, vous devez apprendre à communiquer efficacement.
• Vous devez connaître les erreurs à éviter afin d’améliorer la qualité de votre communication et son efficacité.
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Un manque de clarté

Une communication qui manque de clarté peut semer des doutes chez vos collaborateurs. Il peut s’agir par exemple de consignes mal expliquées, de mots ou de phrases mal formulées. Tout cet ensemble peut créer une zone d’ombre. C’est la raison pour laquelle vous devez vous assurer que vos informations soient cohérentes dans tous les canaux de communication.

Exemple:

un objectif mal défini donné à une équipe peut défavoriser le manager et ses collaborateurs. Il peut exposer à des retards dans l’exécution des tâches et dans la livraison des produits vers le client. Une baisse de la qualité du travail réalisé peut alors être notée.

Les conséquences du manque de clarté

Cette erreur de communication peut engendrer plusieurs conséquences :

• Une réduction de la productivité des salariés, car les problèmes de communication sont sources de confusions, de malentendus et de conflits. Ils se transforment en obstacles pour la progression de l’organisation.
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• Une frustration et un manque de confiance entre les membres de l’équipe : si un collègue n’est pas clair dans ses propos, ses intentions sont donc mal comprises, ce qui cède la place à l’interprétation. Lorsque les messages ne sont pas transmis de manière claire et concise, ils font l’objet d’interprétations erronées, de confusions et de malentendus.
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• Des prises de décisions mal éclairées : comme les données sont incomprises, les employés peuvent être amenés à faire de mauvais choix.
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• Une mauvaise qualité du travail puisque les collaborateurs ne sont pas renseignés sur les normes à respecter ou les attentes de leur supérieur. Des erreurs sont alors notables.
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Les solutions à préconiser

Pour faire face au manque de clarté, il convient d’établir une culture de communication ouverte : cela implique la mise en place d’une communication transparente et régulière pour résoudre les conflits efficacement et prévenir les malentendus. 

Il faut également mettre en place une stratégie de communication en interne dont l’objectif est d’établir des normes de communication claires dans l’entreprise et au sein de l’équipe. Il peut s’agir de règles liées aux délais de réponse des messages et de la réduction de réunions non essentielles.

Enfin, il est important d’adapter son mode de communication selon son interlocuteur : vous devez adopter votre mode de communication selon la personne qui discute avec vous (patron, collègues, clients). Utilisez également votre communication non verbale efficacement lors des interactions en personne ou lors des appels vidéo.  

L’absence d’écoute active

Qui dit communication dit savoir parler, mais aussi savoir écouter. L’une des fautes fréquentes en termes de communication professionnel est le manque d’attention accordé aux autres lorsqu’ils prennent la parole. Cette erreur peut conduire à des erreurs et des malentendus. Elle a un impact considérable sur la collaboration entre les équipes et sur la qualité des échanges.

Les conséquences d'une mauvaise écoute

Une mauvaise écoute a plusieurs conséquences :

• Une dévalorisation des contributions des autres personnes : elles se sentent alors moins engagées et perdent leur motivation, ce qui entraîne une diminution de leur engagement.
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• Un sentiment de mécontentement et de frustration chez les salariés : l’absence d’écoute active développe également ses ressentiments pour ceux qui veulent communiquer leurs besoins, leurs préoccupations ou leurs avis.
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• Une augmentation de l’absentéisme : est le résultat d’une communication interne défaillante. L’absentéisme est généralement en rapport avec un état de stress ou une mauvaise ambiance au travail. Les collaborateurs se sentent mal à l’aise, sous pression et isolés lorsqu’ils ne sont pas écoutés.
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• La perte de confiance prend forme par une communication interne incohérente. Cette dernière détruit le lien de confiance entre les employés, la direction et les équipes.
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Les solutions à préconiser

Il faut prôner l’écoute active en étant présent et en écoutant attentivement votre interlocuteur, vous montrez du respect et de l’intérêt envers sa personne. Vous pouvez poser des questions de clarification si nécessaire pour prouver votre empathie. Vous devez maintenir un contact visuel et ne pas vous laisser distraire par d’autres activités ou pensées.

Pensez également à donner des retours constructifs à vos collègues suite à leur communication. Quand vous leur donnez des feedbacks, veillez à ce qu’ils soient constructifs pour améliorer le développement professionnel, la progression de l’équipe et l’apprentissage. Les critiques non constructives sont à bannir, car elles peuvent démoraliser et décourager.   

L’usage excessif des outils numériques

Une utilisation excessive des technologies (objets connectés, réseaux sociaux, etc.) est aussi déconseillée pour ne pas ternir notre manière de communiquer au travail.

Les conséquences de l’usage excessif des outils numériques

Bien qu’ils facilitent la communication, il ne faut pas abuser des outils numériques au risque de disposer de conséquences comme le temps perdu, la réduction de l’efficacité de la communication et l’excès de données.

La surcharge d’emails, de réunions en ligne de messages instantanés peut générer une perte de productivité. Il peut s’avérer difficile de gérer les notifications incessantes, les boîtes de réception encombrées et les différentes plateformes de communication. La gestion des informations et la priorisation des tâches peuvent alors être moins performantes.

Si le monde de la communication vous tente, voici quelques guides qui vous seront utiles :

• Exemple de CV communication et conseils de rédaction
• Les bons à savoir pour rédiger un CV chargée de communication
• CV responsable communication : Conseil et guide de rédaction complet
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Les solutions à préconiser

Malgré le fait que nous ne pouvions pas nous passer des technologies, il faut à tout prix améliorer la connexion humaine. Il est essentiel de se servir des outils numériques de manière sélective et de mettre en place des périodes définies pour consulter et répondre aux messages et aux e-mails.   

Les interactions physiques sont susceptibles de favoriser une meilleure compréhension des informations. Elles visent aussi à mettre en place des relations professionnelles solides, contrairement à l’usage d’outils numériques qui souligne l’absence de contact physique.

Une communication non verbale négligée

En dehors des mots, tous les canaux dans la communication au bureau doivent pris en compte. Votre intonation, vos expressions faciales et votre langage corporel sont d’autres éléments importants. Ils jouent un rôle déterminant dans la compréhension de votre message et sa communication.

Exemple:

si votre courriel électronique utilise un ton sérieux, mais brodé par des plaisanteries dans son contenu, le destinataire ne va pas le comprendre. Même chose, si vous fuyez le contact visuel lors d’un échange physique, cela peut être considéré comme un manque d’intérêt.

Les conséquences de la négligence de la communication non verbale

En négligeant ces aspects de la communication non verbale, vous freinez l’efficacité de la communication. Le véritable sens du message est faussé. Il donne naissance à de mauvaises interprétations ou des interprétations incomplètes.

Les solutions à préconiser

Lorsque vous communiquez, adoptez toujours une posture détendue et ne fuyez pas le regard de votre interlocuteur. Par ailleurs, utilisez des expressions faciales qui peuvent transmettre une bonne émotion.

Évitez l’emploi d’un ton sarcastique ou agressif dans vos messages. Effectivement, un ton non adapté peut engendrer des conflits et compromettre les relations professionnelles. L’idéal serait d’utiliser un ton professionnel et respectueux, notamment en cas de désaccord. Un ton plus enjoué permet d’encourager et de motiver l’équipe.