Pourquoi et comment refuser une offre d’emploi ?

Vous avez un curriculum riche et une présentation de CV impeccable en plus d’une lettre de recommandation lourde d’intérêt, si bien que les entreprises et les agences d’emplois se bousculent devant vous ?

Mais parfois, au risque d’avoir affaire à des responsables de recrutement vindicatifs, ou tout simplement de heurter la sensibilité et le sens du respect de certains employeurs, il convient de bien connaitre l’usage en la matière et l’appliquer avec déférence.

Cela consiste globalement à écrire une lettre de refus d’offre d’emploi à un ou plusieurs recruteurs qui vous ont proposé un entretien ou qui vous ont carrément fait une proposition d’embauche. Voici un exemple typique, pour vous donner une idée de la consistance d’une telle lettre.

Exemple de lettre de refus d’offre d’emploi

Pourquoi faut-il écrire une lettre de refus au recruteur ?

L'objectif principal d'une lettre de refus d'offre d'embauche est de dire "non merci" à un emploi de manière professionnelle et aimable. Cette lettre vise notamment à garder de bons rapports avec le recruteur ou l’employeur intéressé par votre profil. Il s’agit de lui montrer que vous êtes reconnaissant(e) pour l'opportunité offerte, mais que vous ne pouvez pas accepter. Vous expliquez ainsi poliment vos raisons tout en gardant la porte ouverte pour des projets futurs. Vous montrez en même temps que vous appréciez les efforts de l'entreprise dans le processus de recrutement, notamment à votre égard.

Exprimant respectueusement votre décision de ne pas accepter une offre, la lettre de refus de proposition d’embauche est ainsi cruciale pour maintenir, voire renforcer votre réputation professionnelle dans le réseau des recruteurs. Le cercle des employeurs et des agences de recrutement se rendra compte de votre sérieux et de votre considération envers les pourvoyeurs d’emplois. Vous maintiendrez des relations positives pour de futures opportunités. Clarifiant vos raisons tout en préservant votre liberté de choix, vous contribuez aussi à l'éthique professionnelle.

Alors, comment écrire une lettre de refus d’embauche ? Est-ce à l’opposé d’une lettre de motivation ? Et comment la faire parvenir au destinataire : est-ce comme déposer un CV ? Les réponses : c’est dans la suite dans notre article 👇

Comment écrire une lettre pour refuser une offre d’emploi ?

La réalisation d’une lettre de refus d’emploi n'est pas un exercice difficile, à condition qu’on suive quelques règles de base dès sa conception.

Préparation avant de rédiger votre lettre de refus

Pourquoi et comment refuser une offre de travail en ces temps troubles ? Il est certain que chacun dispose d’un profil professionnel à faire valoir. Mais pour éviter tout regret, avant de penser à concevoir ce document, prenez du recul !

Évaluez minutieusement l'offre et la situation

Votre situation actuelle vous permet-elle ou vous oblige-t-elle à refuser une offre d’emploi ? Pesez les avantages et évitez au maximum de prendre en compte les inconvénients que peut impliquer la signature du contrat. Etudiez toutes les facettes de l’offre : la nature de l’entreprise, les missions et responsabilités, le salaire…

Identifiez les raisons de votre refus

C’est une phase essentielle devant les opportunités professionnelles. Assurez-vous d’avoir des motifs valables et conséquents. Vous devez dresser une liste de questions pertinentes : est-ce à cause de la distance entre votre domicile et le lieu d’emploi ? Est-ce une question de salaire et donc vous attendez ou misez sur une contre proposition ? Est-ce à cause de responsabilités qui sortent de votre domaine de compétences ? Les charges de travail ou les conditions de travail sont trop lourdes ?...

Prenez en compte les implications sur le long terme

Visualisez les éléments liés à votre âge et la pérennité de l’emploi par exemple. L'âge peut jouer un rôle important dans votre décision de refuser une offre d'emploi. En début de carrière, vous pourriez être plus enclin à prendre des risques et à privilégier l'apprentissage et la croissance, et donc vous permettre de refuser une offre d'emploi. Si vous êtes plus avancé dans votre parcours, la stabilité et la sécurité pourraient peser davantage dans votre décision... Considérez également la durabilité de l'emploi en question : les perspectives de croissance, les opportunités d'avancement, la compatibilité avec vos objectifs à long terme…

Structure de votre lettre de refus d’une offre d’emploi

Sous l’en-tête comprenant vos coordonnées et celles de l'entreprise, ainsi que l'objet de votre lettre de refus, il est essentiel de créer un corps de texte équilibré et organisé, en divisant vos idées en parties distinctes pour une communication claire et structurée :

Une introduction pour remercier le recruteur ou employeur

Outre la formule « chère madame cher monsieur », vous pouvez directement mettre le nom du destinataire. Mais l’important est ici de souligner votre gratitude envers lui, pour vous avoir proposé le travail.

Un second paragraphe pour votre décision de refuser le poste

Indiquez votre regret de devoir décliner une offre d’emploi que vous considérez intéressant. Rassurez l’employeur quant à la pertinence et la qualité même de l’offre d’emploi en question.

Une explication polie et concise du refus

Vous devez néanmoins être plus délicat que dans une lettre de motivation , en évitant de lister vos motifs. Faites plutôt dans la généralité comme ceci : « Mon choix repose sur des circonstances spécifiques qui influencent mes décisions professionnelles actuelles… »

Une conclusion avec des souhaits de succès à l'entreprise

L’avant dernière formule de politesse consiste à souhaiter le meilleur à venir à l’entreprise qui embauche, sachant que la même entreprise peut vous proposer un meilleur poste que vous ne souhaiterez pas refuser à l’avenir. En tout cas, terminez votre lettre par les salutations usuelles.

Rédaction d’une lettre de refus

Rédiger une lettre pour refuser une offre de travail nécessite de mettre en place certains signes de respect.

Utilisez d'un ton professionnel et positif

Parmi vos objectifs, vous devez laisser une impression positive, même s’il s’agit de décliner une offre de poste. Evitez tout langage négatif ou critique. Restez respectueux, voire amical dans le ton de la lettre.

Soyez transparent sans donner trop de détails personnels

Vous n'êtes donc pas obligé de fournir des détails personnels intimes ou spécifiques. Vous pouvez mentionner votre temps de réflexion, votre choix de poursuivre une autre opportunité qui correspond mieux à vos objectifs actuels…

Exprimez de la reconnaissance du début à la fin

Soulignez notamment ce que vous avez apprécié dans le processus de recrutement et les aspects positifs de l'entreprise ou de l'offre.

Conseils pour personnaliser le design d’une lettre en fonction de la situation

Tout comme pour un CV ou une lettre de motivation, il est important aussi de soigner l’aspect visuel de votre lettre de refus d’offre d’emploi. De la même façon que vous optez pour le « silence radio » après une proposition de recrutement, le fait de mal concevoir sa lettre de refus d’embauche peut aboutir à une image professionnelle compromettante.

Mise en page d’une lettre de refus de proposition d’embauche

Vous devez présenter un document accessible en termes d’organisation visuelle du contenu. Pour ce faire :

• A la différence d’un CV, optez pour des marges plus larges, sachant que le contenu sera davantage concis ;
• Optimisez la présentation des paragraphes, en optant pour des retraits et des espacements moyennement larges.

Mise en forme de la lettre

C’est une approche de personnalisation dont l’objectif est toujours de donner un document sobre et claire, en utilisant des améliorations visuelles appropriées. De manière générale, privilégiez des éléments discrets pour maintenir la concentration sur le contenu.

• Une combinaison de noir et de gris pour le texte est souvent conseillée pour une lisibilité optimale.
• Utilisez une police classique ou administrative telle que Arial, Calibri, Times New Roman… Optez pour une taille ne dépassant pas 11 ou 12 pour le corps du texte.
• Mettez en évidence les titres, en l’occurrence « l’objet » en gras ou en gras italique pour les distinguer du reste du texte.
• Utilisez une mise en page en bloc, avec des paragraphes bien définis pour chaque section (retrait à droite de la première ligne par exemple), pour une lecture aisée.

Finalisation d’une lettre de refus d’offre d’emploi : relecture et révision

Lors de la rédaction d'une lettre de refus d'offre d'emploi, la phase finale de vérification revêt une importance cruciale. Cette démarche garantit que votre message est clair, respectueux et professionnel. Vous ne devez brûler en aucune manière les deux étapes clés suivantes :

Relecture méticuleuse de votre lettre

Avant de considérer votre lettre comme achevée, prenez le temps de la relire attentivement. Recherchez les erreurs grammaticales, les fautes d'orthographe et les erreurs typographiques. Assurez-vous que le ton général de votre lettre est cohérent et respectueux. Une relecture minutieuse contribue à transmettre une image professionnelle et attentionnée même si vous décider de refuser une offre d’emploi.

Révision du contenu de votre lettre de refus d’embauche

Vérifiez que votre lettre reflète fidèlement vos intentions de refuser une offre d’emploi. Assurez-vous que les raisons que vous avez évoquées pour refuser cette offre d’emploi sont claires et compréhensibles. Évitez les détails personnels sensibles et concentrez-vous sur des éléments pertinents. Assurez-vous que vos expressions de gratitude et de respect envers l'entreprise sont bien présentes. Révisez également la formule de politesse finale pour qu'elle soit appropriée au contexte professionnel.

Récapitulation des conseils clés abordés dans ce guide

• Comprendre l'objectif : La lettre de refus vise à rejeter l'offre de manière professionnelle tout en préservant des relations constructives avec les employeurs.
• Exprimer la reconnaissance : Démontrez votre gratitude envers l'opportunité offerte et soulignez l'importance du processus de sélection.
• Maintenir des liens professionnels : Gardez des rapports positifs en montrant que vous avez sérieusement considéré l'offre malgré votre décision de refus.
• Choisir les bons mots : Utilisez un langage formel, positif et respectueux tout au long de la lettre pour maintenir une image professionnelle.
• Opter pour une transparence mesurée : Expliquez poliment vos raisons de manière générale sans entrer dans des détails personnels sensibles.
• Exprimer une gratitude cohérente : Exprimez votre reconnaissance à plusieurs reprises dans la lettre pour souligner votre appréciation.
• Considérer le long terme : Évaluez les implications à long terme de votre refus d’emploi, en tenant compte de facteurs comme l'âge et la stabilité de l'emploi.
• Opter pour une structure de lettre équilibrée : Organisez votre lettre avec une introduction remerciant l'employeur, une section décrivant votre décision, une brève explication du refus et des souhaits de succès à l'entreprise.
• Adopter un ton respectueux : Choisissez des formulations respectueuses et évitez tout langage négatif ou critique.
• Assurer une finalisation soignée : Effectuez une relecture minutieuse pour éliminer les erreurs et assurez-vous que votre lettre reflète fidèlement vos intentions de refus.